We hebben vergaderen verheven tot podiumkunst: iedereen kent zijn rol, niemand weet meer waarom. Er is een agenda, keurig opgemaakt in font dat net serieus genoeg oogt, en er zijn notulen die klinken als poëzie voor mensen die allergisch zijn voor besluitvorming. Het publiek? Een kring van professionals die vooral oefenen in het kunstig zeggen van niets, met koffie als method acting.
De agenda als decorstuk
De agenda belooft structuur zoals een buffet variatie belooft: je loopt toch met dezelfde broodjes naar buiten. Elk punt begint met een werkwoord — “afstemmen”, “verkennen”, “meenemen” — en eindigt consequent zonder uitkomst. De echte magie is de tijdsbewaking; we schuiven strak door van uitgesteld besluit naar uitgestelde verantwoordelijkheid, feilloos, alsof het ingestudeerd is. En dat is het ook.
De PowerPoint als kostuum
PowerPoint is de smoking van het vergadertheater: glanzend, knellend, en volledig ongeschikt om in te bewegen. Grafieken die weinig zeggen in veel kleuren, bullets die zich vermenigvuldigen als konijnen, en transities die je vooral laten vergeten wat de vorige dia ook alweer probeerde te verhullen. Wie vragen stelt, krijgt een back-up slide. Wie doorvraagt, krijgt een follow-up meeting.
De stand-up die liegt
De “korte” stand-up van vijftien minuten duurt precies zo lang als ieders behoefte om zichzelf onmisbaar te laten klinken. We “blokkeren” van alles, behalve de neiging om eerlijk te zijn: het probleem is zelden een dependency en vaak gewoon besluitarmoede. De enige echte snelheid zit in het doorscrollen van Jira, op zoek naar een ticket dat klinkt als voortgang.
Waarom we dit blijven doen
Vergaderen is risicomijding met koffie. Zolang we praten, hoeven we niet te kiezen; zolang we notuleren, doen we alsof we vastleggen; zolang we plannen, lijken we opbouwen. Het is corporate yoga: we stretchen tijd tot hij soepel knakt. En ondertussen bieden KPI’s een warm deken van meetbare geruststelling: alles op groen, behalve de realiteit.
Misschien is het radicale idee niet “minder vergaderen”, maar “meer schaamte voor verspilde uren”. Minder stoelen, meer beslissingen. Niet nog een dashboard, maar een deadline die snijdt. Als het echt belangrijk is, kan het in een alinea. Als het dat niet kan, moet het waarschijnlijk niet. Laat de notulen een keer zwijgen en kijk wat er gebeurt wanneer stilte niet gevuld hoeft te worden door slides, maar door daden.
